DÉCLARATION D’ENGAGEMENT DE SHAREWORD GLOBAL | PAROLE PARTAGÉE MONDIALEMENT CONCERNANT LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Afin de protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés, ShareWord Global | Parole partagée mondialement (« SWG ») s’engage à respecter :

• La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »)
• Le Code canadien de pratiques pour la protection des consommateurs dans le commerce électronique (le « Code »)
• Toute autre législation applicable

Ces principes seront mis en œuvre conformément à la « Politique de SWG en matière de protection des renseignements personnels » (la « Politique »).

• Responsabilité
• Détermination des fins de la collecte des renseignements
• Consentement
• Limitation de la collecte
• Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
• Exactitude
• Mesures de sécurité
• Transparence
• Accès aux renseignements personnels
• Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

SWG, ses administrateurs, dirigeants, employés et bénévoles sont tenus de se conformer aux principes et à la Politique et auront un accès limité aux renseignements personnels dans le seul but d’exécuter les services fournis par SWG.

Les autres personnes ou organisations qui agissent pour ou au nom de SWG sont également tenues de se conformer aux principes et à la Politique et se verront accorder un accès limité aux renseignements personnels dans le seul but d’exécuter les services fournis pour SWG.

SWG a désigné Andrew Beaulieu comme agent chargé de la protection des données de SWG. Toute demande, requête ou préoccupation relative à la protection de la vie privée doit être adressée par écrit à SWG.

Monsieur Beaulieu peut être contacté à :

Data Protection Officer
Andrew Beaulieu
ShareWord Global
501 Imperial Road North Guelph, ON N1H 6T9

Une copie imprimée de la politique peut être demandée par courrier à l’adresse ci-dessus ou par courriel à admin@sharewordglobal.com

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POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Responsabilité

• Andrew Beaulieu est l’agent chargé de la protection des données (l’« agent ») de ShareWord Global | Parole partagée mondialement (« SWG »).
• Toute personne, qu’il s’agisse d’un employé, d’un bénévole ou d’un membre du Conseil d’administration ou d’un comité, qui collecte, traite ou utilise des renseignements personnels est responsable de ces renseignements auprès de l’agent.
• La politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») de ShareWord Global | Parole partagée mondialement sera disponible sur le site Web de SWG (www.sharewordglobal.com/ca), ou une copie papier sera fournie sur demande écrite.
• Any personal information transferred to a third party for processing is subject to this Policy. The Officer shall use contractual or other appropriate means to protect personal information at a level comparable to this Policy while a third party is processing this information.
• Personal information to be collected, retained, or used by SWG shall be done so only after the Officer gives approval. This information shall be secured according to the Officer's instructions.
• Tout renseignement personnel transféré à un tiers en vue de son traitement est soumis à la présente politique. L’agent doit utiliser des moyens contractuels ou d’autres moyens appropriés pour protéger les renseignements personnels à un niveau comparable à celui de la présente Politique lorsque ces renseignements sont traités par une tierce partie. Les renseignements personnels qui doivent être collectés, conservés ou utilisés par SWG ne le seront qu’après approbation de l’agent. Ces renseignements seront sécurisés conformément aux instructions de l’agent.
• Toute personne qui estime que SWG utilise les renseignements personnels collectés, conservés ou utilisés à des fins autres que celles qu’elle a explicitement approuvées peut contacter l’agent pour déposer une plainte ou pour toute autre question connexe.
• À la réception d’une plainte d’une personne concernant la collecte, la conservation ou l’utilisation de renseignements personnels, l’agent examine rapidement la plainte et informe la personne plaignante de ses conclusions et des mesures correctives qu’il a prises, le cas échéant.
• Après avoir reçu la réponse de l’agent, la personne qui a déposé la plainte peut, si elle n’est pas satisfaite, faire appel au Conseil d’administration de SWG pour qu’il examine et décide de la suite à donner à la plainte en question.
• La décision du Conseil d’administration est définitive et l’agent est tenu de respecter et de mettre en œuvre ses recommandations.
• L’agent doit communiquer et expliquer la présente Politique et donner une formation à ce sujet à tous les employés et bénévoles susceptibles de collecter, de conserver ou d’utiliser des renseignements personnels.
• L’agent doit préparer et diffuser au public des informations expliquant les politiques et procédures de SWG en matière de protection des renseignements personnels.

Détermination des fins de la collecte des renseignements

• L’agent doit déterminer les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés afin de se conformer aux principes de transparence et d’accès individuel énoncés ci-dessous.
• L’agent doit déterminer les renseignements qui seront nécessaires pour atteindre les fins pour lesquelles les renseignements doivent être collectés, afin de se conformer au principe de collecte limitée ci-dessous.
• L’agent doit s’assurer que les fins sont précisées avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels auprès d’une personne.
• L’agent doit s’assurer que les renseignements collectés ne seront pas utilisés à d’autres fins sans l’accord de la personne concernée, à moins que la loi ne l’exige.
• L’agent doit s’assurer qu’une personne collectant des renseignements personnels est en mesure d’expliquer à la personne concernée les raisons de cette collecte.
• L’agent doit s’assurer que les principes de collecte limitée, d’utilisation, de communication et de conservation limitées sont respectés dans la détermination des raisons pour lesquelles les renseignements personnels doivent être collectés.

Consentement

• L’agent doit s’assurer que la personne auprès de laquelle les renseignements personnels sont collectés consent à ce que ceux-ci soient utilisés et communiqués.
• L’agent doit s’assurer que la personne peut raisonnablement comprendre pourquoi et comment les renseignements seront utilisés lorsque le consentement est donné.
• L’agent doit s’assurer qu’aucune condition n’est attachée à la fourniture d’avantages, en raison des activités de SWG, demandant à l’individu de donner son consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs explicitement spécifiés et légitimes.
• L’agent doit s’assurer que le consentement explicite est obtenu chaque fois que cela est possible et approprié. Dans de rares circonstances où, de l’avis de l’agent (compte tenu du caractère sensible des renseignements et de l’objet et de l’intention de la Politique), un consentement implicite pourrait être acceptable.
• En obtenant le consentement, l’agent doit s’assurer que les attentes raisonnables de la personne sont respectées.
• L’agent doit s’assurer que les cas de consentement explicite obtenu de la part d’une personne sont clairs et présentés sous une forme dûment vérifiable.
• L’agent doit s’assurer qu’une personne peut refuser ou retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales et contractuelles et d’un préavis raisonnable. La personne doit être informée rapidement des implications du retrait.

Limitation de la collecte

• L’agent doit s’assurer que les renseignements personnels ne seront pas collectés sans raison valable. La quantité et le type de renseignements collectés doivent être limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. L’agent doit préciser le type de renseignements à collecter, conformément au principe de transparence.
• L’agent doit s’assurer que les renseignements sont collectés uniquement par des moyens loyaux et légaux, sans tromper les personnes ou les induire en erreur quant à la raison de leur collecte.
• L’agent doit s’assurer que les principes de détermination des fins et de consentement sont respectés dans la détermination des raisons pour lesquelles des renseignements personnels doivent être collectés.
• L’agent doit s’assurer que, dans le cadre d’une « activité commerciale », comme indiqué dans la LPRPDE, et d’une « transaction » en vertu du Code, les renseignements personnels qui doivent être collectés sont utilisés exclusivement aux fins de la réalisation de la transaction et ne sont pas conservés à d’autres fins par la suite.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

• L’agent doit s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés, sauf avec le consentement de la personne concernée ou si la loi l’exige, et toute utilisation des renseignements personnels doit être dûment documentée.
• L’agent doit s’assurer que tous les renseignements personnels sont détruits, effacés ou rendus anonymes dès que le but pour lequel ils ont été collectés n’est plus pertinent, ou tel que permis par la loi.
• Il convient de réexaminer périodiquement la nécessité de conserver les renseignements personnels. Sauf si la loi exige qu’ils soient conservés ou à des fins d’analyse statistique, tous les renseignements personnels sont supprimés, effacés ou rendus anonymes au plus tard sept ans après que l’objectif pour lequel ils ont été collectés a été atteint.
• L’agent doit s’assurer que toutes les décisions d’utilisation, de communication et de conservation sont prises à la lumière des principes de consentement, de détermination des fins et d’accès individuel.

Exactitude

• L’agent doit raisonnablement s’assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour, en tenant compte des intérêts de la personne concernée. L’agent doit s’assurer que les renseignements sont suffisamment exacts, complets et à jour afin de minimiser la possibilité que des renseignements inexacts soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne.
• L’agent doit s’assurer que SWG ne met pas systématiquement à jour les renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles les renseignements ont été collectés.
• L’agent doit s’assurer que les renseignements personnels utilisés sur une base continue, y compris les renseignements communiqués à des tiers, sont généralement exacts et à jour, à moins que des limites à l’exigence d’exactitude ne soient clairement énoncées.

Mesures de sécurité

• L’agent doit s’assurer que SWG dispose de mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Il ou elle doit le faire, quel que soit le format dans lequel SWG détient les renseignements.
• En fonction de la sensibilité des renseignements, l’agent peut permettre une discrétion raisonnable en ce qui concerne les renseignements collectés : la quantité, la distribution, le format et la méthode de stockage. Un niveau de protection plus élevé doit protéger les renseignements plus sensibles conformément aux dispositions du principe de consentement.
• L’agent doit s’assurer que les méthodes de protection comprennent :
  • des mesures physiques, par exemple, des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux, aux coffres-forts;
  • des mesures organisationnelles, par exemple une habilitation de sécurité et la limitation de l’accès sur la base du « besoin de savoir »; et
  • des mesures technologiques comprenant des exemples d’utilisation de mots de passe et de cryptage, et le respect de pratiques optimales et sûres dans le traitement des données.
• L’agent doit s’assurer que tous les employés et bénévoles connaissent l’importance de garder les renseignements personnels confidentiels.
• L’agent doit s’assurer que des précautions sont prises lors de l’élimination ou de la destruction de renseignements personnels afin d’empêcher des parties non autorisées d’y avoir accès.

Transparence

• L’agent doit s’assurer que SWG est transparent quant à ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Les politiques et les informations sur les pratiques connexes doivent être disponibles sans effort déraisonnable dans un format généralement compréhensible.
• L’agent doit s’assurer que les informations disponibles comprennent :
  • le nom ou le titre et l’adresse de l’agent qui est responsable des politiques et des pratiques de SWG et à qui les plaintes ou les demandes de renseignements peuvent être transmises;
  • les moyens d’accéder aux renseignements personnels détenus par SWG;
  • une description du type de renseignements personnels détenus par SWG, y compris un compte rendu général de leur utilisation;
  • une copie de toute brochure ou autre information expliquant les politiques, les normes ou les codes de SWG; et
  • quels renseignements personnels sont mis à la disposition d’organisations connexes (par ex., des organisations affiliées).
• L’agent doit s’assurer que les renseignements qui doivent être fournis conformément au point ci-dessus sont disponibles dans les lieux où SWG exerce ses activités, en ligne ou par courrier.

Accès aux renseignements personnels

• L’agent doit s’assurer que, sur demande écrite ou par courriel, SWG informe une personne s’il détient des renseignements personnels à son sujet. Si possible, la source des renseignements sera également indiquée. SWG permettra à l’individu d’accéder à ces renseignements. SWG peut toutefois choisir de rendre accessibles des informations médicales sensibles sur ses employés ou bénévoles par l’intermédiaire d’un médecin. SWG doit également rendre compte de l’utilisation qui a été ou est faite de ces renseignements et rendre compte des tiers auxquels ils ont été communiqués (Remarque : si l’agent estime, pour des raisons valables, que l’accès à des renseignements personnels doit être refusé, il doit consulter un conseiller juridique avant de prendre une telle décision).
• Une personne qui demande ses renseignements personnels peut être tenue par l’agent de fournir des informations suffisantes pour permettre à SWG de rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la communication des renseignements personnels. Les informations ne doivent être utilisées qu’aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues.
• Si SWG a fourni à des tiers des renseignements personnels concernant une personne, l’agent s’assurera que l’on s’efforce d’être aussi précis que possible. Lorsqu’il est impossible de fournir une liste des organisations auxquelles SWG a effectivement communiqué des renseignements sur une personne, SWG fournira une liste des organisations auxquelles il aurait pu communiquer des renseignements sur cette personne.
• L’agent doit s’assurer que SWG répond à la demande d’une personne dans un délai raisonnable et à un coût minime ou sans frais pour la personne. Les renseignements demandés doivent être disponibles sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, SWG doit expliquer les abréviations ou les codes qu’il utilise pour enregistrer des renseignements.
• L’agent veillera à ce que, lorsqu’une personne démontre qu’un renseignement personnel est inexact ou incomplet, SWG modifie ce renseignement comme il se doit. Selon l’information contestée, la modification comprend la correction, la suppression ou l’ajout de renseignements. Le cas échéant, les renseignements modifiés sont transmis aux tiers ayant accès aux renseignements en question.
• L’agent doit s’assurer que lorsqu’une plainte n’est pas résolue à la satisfaction de la personne, SWG doit enregistrer la substance de la plainte non résolue. Le cas échéant, l’existence de la plainte non résolue est transmise aux tiers ayant accès aux renseignements en question.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

• L’agent est habilité à traiter toute plainte concernant le respect des principes susmentionnés.
• L’agent doit élaborer des procédures pour recevoir les plaintes ou les demandes de renseignements sur les politiques et les pratiques relatives au traitement des renseignements personnels et y répondre. Les procédures de conformité doivent être facilement accessibles et simples à utiliser.
• L’agent doit informer les personnes souhaitant déposer une plainte qu’il existe des procédures appropriées en la matière.

L’agent doit enquêter sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée justifiée, l’agent doit prendre les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, modifier la présente Politique et les politiques et pratiques générales relatives aux renseignements personnels confiés à SWG.

DEMANDE DE SUPPRESSION DES DONNÉES DE SHAREWORD GLOBAL

~dernière mise à jour en mars 2023